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マイナンバー対応ソフトの導入と社内の規定整備

マイナンバー対応のソフトウェアの導入により、特定個人情報等を取り扱う体制の整備及び、システムの改修を行うことが必要です。

例えば、源泉徴収業務に関して、ソフトの導入及び事務フローにおける手続きの明確化が求められることになり、

従業員等から提出された書類等を取りまとめる方法や取りまとめた書類の源泉徴収票等の作成部署への移動方法、情報システムへのマイナンバー入力方法や源泉徴収票の作成方法等があげられます。

他にも、源泉徴収票の行政機関への提出方法や、本人への交付方法、
その控えや従業員から提出された書類および情報システムで取り扱うファイル等の保管方法、法定保存期間を経過した源泉徴収票等の控えなどの破棄、削除方法など、かなり詳細に手続き手法を見直し、自社の事務手順に関してマイナンバー対応ソフトの導入と共に、運用にむけた規定整備をおこなうことが重要です。

どの業務プロセスに関しても取り扱い方法や責任者を明確にし、その際、組織的、物理的、そして人的や技術的に安全管理措置を講じる必要があります。

技術的安全管理措置では、アクセスの制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセスの防止など、セキュリティ面のシステムの見直しも必要です。

また、組織としては運用状況を確認するためにシステムログまたは利用実績の確認をおこなったり、人的には電子媒体の持ち出しに際しての漏えい防止などの対策を講じる必要が出てきます。

マイナンバーソリューションが話題になっています。

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